20.02.2020

Офисный переезд. Как это сделать без нервотрепки

Бизнес – структура подвижная как в пространстве, так и во времени. В процессе работы периодически возникает потребность перевезти офис на новое место. Причины для этого могут быть разными. Понятно и желание минимизировать расходы, и необходимость расширить бизнес. Но при этом избежать переезда вам не удастся.


lichtraum-1560788_1280.jpg



А как сделать так, чтобы переезд не превратился в катастрофу?

Для этого следует учесть много факторов.

Во-первых, нужно обеспечить эффективную работу персонала и до момента выезда из «старого» помещения, и с первого дня деятельности в новом офисе.

Во-вторых, во время переезда необходимо обеспечить сохранность документов и офисного оборудования.

В-третьих, расходы на переезд должны быть оптимальными.

Для того чтобы переезд прошел быстро и слаженно, необходимо взвешенно и ответственно подойти к его организации. Следует тщательно продумать все его этапы. Взвесить свои возможности. Наметить перспективные пути. 


box-2507269_1280.png


Какие же стоит предпринять шаги для осуществления процесса?

Алгоритм действий:
  • готовиться к переезду заранее;
  • составить список перевозимого имущества;
  • наметить перечень необходимых покупок;
  • составить схему размещения оборудования, мебели и прочего имущества в транспорте;
  • проинструктировать сотрудников;
  • упаковать все необходимое;
  • подобрать перевозчика;
  • урегулировать все организационные вопросы с прошлым и нынешним арендодателями.

Также потребуется сделать следующие «шаги»:

1. Итак, вы решили, что переезд вашего офиса – назревшая необходимость. Тогда начинайте готовиться к нему заранее. Даже если у вас еще нет конкретного адреса новой «прописки», можно делать первые шаги в этом направлении. На начальной стадии существует возможность все распланировать без спешки, не упустив даже самых мелких деталей.

2. Следующим этапом является список имущества, которое необходимо транспортировать в новое помещение. Данный перечень вам необходим по ряду причин:
  • он поможет вам определиться с количеством и тоннажем машин для перевозки;
  • реестр позволит провести инвентаризацию;
  • понимая, какой объем имущества будет перемещаться, можно определиться с оплатой за услуги перевозчика;
  • готовый список позволит быстрее приступить к работе в новом помещении.
Составить подобный реестр можно самостоятельно вручную, если ваша компания – небольшое частное предприятие. Можно воспользоваться данными из программы 1С. А эффективнее всего пригласить специалиста из специализированной мувинговой компании. Профессионал справится с поставленной задачей оперативно и продуктивно, ничего не забыв. К тому же, данная услуга осуществляется бесплатно. Зато вы будете избавлены от лишней «головной боли». Да еще и получите предварительную смету расходов.

3. Далее стоит составить перечень покупок для нового офиса.  Безусловно, вам будут нужны предметы мебели, оргтехника, элементы декора. Позаботиться об этом, лучше всего, заранее. Что-то потребуется изготовить на заказ. Какие-то покупки сделаны онлайн, и доставку нужно будет ожидать.

4. После этого вы можете приступать к схеме размещения имущества в транспортном средстве. Учитывая габариты офисной мебели и оргтехники, а также количество перевозимого имущества и его характеристики, необходимо составить план их размещения в машине. В автомобиле каждый сантиметр должен эффективно использоваться для перевозимого багажа. В то же время груз должен доехать в целости и сохранности, без ущерба для владельца.
Грамотно расположив предметы, их будет легче выгружать и устанавливать на новом месте. 
Схема должна быть распечатана в нескольких экземплярах и каждый сотрудник должен быть с ней ознакомлен.

5. Об этапах и деталях процесса переезда необходимо сообщить всем членам коллектива. Понимая поставленную перед ним задачу, человек моет справиться с ней более эффективно.

6. Потребуется большое количество упаковочного материала в процессе перемещения. В зависимости от рода деятельности конкретной компании перевозимое имущество может иметь свои особенности. Но в любом случае необходимы: скотч, веревка, пленка, пакеты, коробки, маркеры и пр. 
Личные вещи и рабочие материалы каждый из сотрудников вашего коллектива упакует самостоятельно. А вот мебель, зоны кухни и ресепшен, архив и серверную стоит доверить профессионалам. Специалисты все той же мувинговой компании окажут в этом всестороннюю помощь.
Это позволит сохранить качество и внешний вид вашего «багажа», обеспечит его сохранность и избавит вас от ненужных проблем.

7. Имея все предварительные данные, вы сможете  подобрать транспортную фирму для перевозки своего офиса. В зависимости от объема груза вы подберете машину или несколько машин. При необходимости вам предоставят грузчиков. Заключив договор с перевозчиком, можно приступать к переезду.

8. Рекомендуем в процессе подготовки урегулировать все вопросы с арендодателями. Чтобы избежать конфликтов, проверьте оплату счетов по коммунальным услугам. Узнайте, какие лифты и выходы можно использовать для проведения погрузочно-разгрузочных работ. Заранее оформите необходимые пропуска. Обеспечьте себе места на парковке. Все это касается не только офисного здания, из которого вы съезжаете. Но и вновь арендованного помещения.

Ну что же, вы ко всему подготовились. И вот наступил день переезда. Что же делать и куда бежать? А вот никуда бежать и не надо. Все сотрудники вашей компании знают, как себя вести. Каждый отвечает за свой участок работы. Проверенная транспортная организация вовремя предоставила машины.

Специалисты муверы осуществляют упаковку, погрузочно-разгрузочные работы, расстановку мебели и техники на новом месте. Ваша задача заключалась в том, чтобы организовать процесс. Дальше работают другие люди. А вы проконтролируете результат исполнения.

Вы перевезли свой офис в новое помещение. Мебель заняла отведенные ей места. Оргтехника расположена удобно. Каждая папка, компьютер или телефон нашли свой уголок. Да и сотрудники все на местах. Ваша компания готова приступать к работе. Конечно, пройдет еще какое-то время, пока все устроится. Но это – естественные последствия.
Вы преодолели трудности, не затратив лишних сил и денег. Теперь пора доказать, что новый офис комфортнее и эффективнее для продуктивной работы, чем предыдущий.


Возврат к списку

Loading...